Er wordt in de zorg al geëxperimenteerd met planningstools op basis van AI. Voorlopige conclusie: de technologie werkt. De software kan zorgorganisaties helpen om diensten en roosters beter te laten aansluiten op de zorgvraag van hun cliënten en de mogelijkheden van hun teams.
Dat zegt bijvoorbeeld Archipel Zorggroep die een AI-tool inzette voor het plannen tijdens een intramurale pilot. De zorgorganisatie kampte met gaten in het rooster, veel stress rond het plannen en uitval van medewerkers door hoge werkdruk. De belangrijkste oorzaak: er werd gepland op basis van begroting in plaats van op basis van cliëntvraag, stelt Veerle van Overloop, projectleider Innovatie."De beschikbare personele capaciteit werd naar ons gevoel inefficiënt ingezet. Let wel: dit was een gevoel, dat we moeilijk hard konden maken."
Taakgedifferentieerd kijken
De centrale vraag in de pilot van Archipel was: leidt plannen met behulp van AI tot een efficiëntere inzet van personeel en tot lagere personele kosten? Veerle: "De AI-software dwingt je om veel meer taakgedifferentieerd naar de zorgvraag te kijken: wat hebben de cliënten op een afdeling echt nodig aan zorg, welke taken rollen hieruit en hoeveel tijd is daarvoor nodig? We zijn in gesprek gegaan met de cliënten om hun zorgvraag in kaart te brengen. Daarna hebben we alle cliëntvragen en beschikbare personele capaciteit in de software ingevoerd. Vervolgens rekende de AI-tool uit wat wij nodig hadden aan personeel en wat de meest efficiënte looproutes waren. Technisch werkte het perfect."
Ideale functiemix berekenen
Maar toen begon het pas, vertelt Veerle. "We zijn vervolgens gaan testen of we met de voorgestelde functiemix uit de voeten konden. Dat verliep met vallen en opstaan, en ging gepaard met de nodige frustraties. We liepen tegen een muur aan van “we hebben het altijd zo gedaan“. Plannen gebeurde eerder steeds “op gevoel”, maar de AI-tool maakte duidelijk dat je de ideale functiemix ook kunt berekenen. Voor onze organisatie was het alleen behoorlijk lastig om de software te volgen in plaats van onze oude gewoontes.’
Wens van de cliënt
Toch is de pilot bij Archipel geslaagd. Veerle: "De AI-tool heeft ons inzicht gegeven in welke capaciteit nu echt nodig is ten opzichte van de zorgvraag. Het zorgt voor een efficiëntere inzet van personeel en daardoor tot lagere personele kosten. Belangrijk was ook dat we het gesprek met cliënten zijn aangegaan. Wanneer staat u op? Wanneer wilt zorg ontvangen? Niet de mogelijkheden van de afdeling, maar de wens van de cliënt stond centraal."
Wil je meer weten over de opgedane inzichten?
Lees hier het hele artikel
Bron: Vilans
Meer weten?
Lees ook het artikel 'Slimmer plannen. Iedereen heeft het erover, maar wat is het eigenlijk?'